Internet contiene una increíble cantidad de información y a veces nos es difícil saber qué tipo de programas son los más adecuados para la realización de las diferentes tareas de gestión dentro de nuestra empresa. Por si esto no fuera suficiente, la gestión particular puede diferir o estar directamente relacionada con la empresa, y a esto último tenemos que incorporar las nuevas tendencias a la hora de disponer programas en la nube que se pueden acceder directamente desde un Smartphone desde una web o desde una App (que en algunos casos es para Android y en otros para IOs).

Lo que quiero transmitir con el anterior párrafo, es que las posibilidades que se nos ofrecen son tantas, diversas y globalizadas, que cada vez es más difícil hacer la elección sobre la herramienta más adecuada para la gestión de nuestra empresa. Además tenemos que añadir que existen programas de licencia libre (que en la gran mayoría de las ocasiones es gratuito) y el software propietario (que normalmente es de pago), uno no tiene por qué ser mejor que otro, pero sí es cierto que cada uno tiene diferentes características en cuanto a la forma en que se financian los desarrolladores, la seguridad de los programas o la existencia de un soporte técnico. Para quien quiera ampliar conocimientos, aquí tenemos las diferentes categorías de software libre , pero este en realidad no es el objeto de este artículo.

Un ejemplo muy claro de software gratuito que triunfa en internet es wordpress, este conocido CMS ofrece la posibilidad de crear páginas webs y blogs con entradas dinámicas sin grandes conocimientos técnicos. Sin embargo, el hecho de ser un programa de código abierto repercute en ciertos problemas de seguridad por todos conocidos, son pocas las personas que conozco a quienes no le han hackeado alguna de las webs que hayan o les hayan desarrollado con wordpress. Este problema, el de la seguridad del software, es uno de los más grandes a los que se enfrenta el software libre; sobre todo cuando la gran mayoría de estas aplicaciones se basan en el funcionamiento en la nube, ya sea para acceder desde cualquier terminal (pc, Smartphone, Tablet….) o para compartir información con otros compañeros de la empresa.

No creo que haya una solución universal de programa para la gestión de la empresa, además son cuestiones que dependen mucho del tipo de trabajo que se desarrolle, del tamaño de la propia empresa a gestionar y de la actividad para la que se necesita el programa. Actualmente, para una empresa del tamaño de la mía, una pequeña PYME, me está siendo suficiente con utilizar R2 Docuo para la gestión documental y Teamwork para la gestión de proyectos y tareas, son dos programas que me facilitan un montón de tareas de gestión de la empresa a un coste mensual asequible, me permiten organizar y coordinar los trabajos con el resto del equipo, asignar workflows, compartir y enviar archivos en la nube como si trabajara con Dropbox pero lógicamente con todas las funciones de gestión que necesito.  El resto de áreas relacionadas con el área fiscal o contable lo tengo solucionado externalizando el servicio, y utilizando una herramienta como el Open Office (gratuíta) me es suficiente para llevar al día las cuentas de ingresos y gastos.